Union des Cercles Généalogiques d'Entreprises
 

 
 
17 rue des caves - 92310 SÈVRES
 
RÈGLEMENT INTÉRIEUR
25 février 2006
 
 

Article 1 - Admissions - Dossier administratif
Toute association désirant faire partie de l'Union doit en formuler la demande par écrit en précisant son statut juridique.
Cette demande d'adhésion devra être accompagnée :
  • de la liste des responsables avec leurs fonctions respectives,
  • d'une attestation déclarant le nombre de leurs adhérents.
     

    Article 2 - Membres d'honneur
    Ils peuvent assister aux assemblées générales.
    La demande d'attribution du titre de membre d'honneur, proposée par un ou plusieurs membres titulaires, est adressée au président avec un mémoire rapportant les services éminents rendus par l'intéressé.
     

    Article 3 - Membres titulaires et associés
    Les membres titulaires sont des cercles créés dans les Entreprises, Ministères, Etablissements publics, collectivités locales et territoriales, affiliés à la Fédération Française de Généalogie.
    Les membres associés, sont des cercles créés dans les Entreprises, Ministères, Etablissements publics, collectivités locales et territoriales, non affiliés à la Fédération Française de Généalogie.
    Chaque année, les cercles devront communiquer les changements de leur conseil d'administration et bureau, ainsi que le nombre d'adhérents de la précédente année budgétaire.
     

    Article 4 - Représentation (voté en AG 2006)
    Les cercles titulaires et associés présentent des candidats au conseil d'administration (au maximum 2 candidats par cercle).
    Ils sont représentés à l'Assemblée générale dans les proportions suivantes :
  • Cercle de 1 à 19 adhérents = 1 représentant (1 voix)
  • Cercle de 20 à 99 adhérents = 2 représentants (2 voix)
  • Au delà = 1 représentant (voix) par tranche de 100 adhérents
    Délibérations :
    " Pour les délibérations lors de l'AG, le nombre de voix d'une association ne pourra dépasser 30 % du nombre de voix des associations présentes ou représentées ".  

    Article 5 - Membres correspondants
    Ils ne sont pas affiliés à la Fédération.
    Ils ne proposent pas de candidats pour les élections d'administrateurs.
    Ils sont représentés aux assemblées générales par un seul délégué.
     

    Article 6- Cotisation
    La cotisation demandée sera composée :
  • d'une partie fixe soit 10 euros par cercle
  • plus la somme de 0,20 euros par adhérent (voté en AG 2005)
    La cotisation sera évaluée lors de chaque assemblée générale.
    Elle servira à couvrir les frais administratifs, de courrier, de tirage commun, de publicité...
     

    Article 7 - Paiement de la Cotisation
    L'exercice comptable de l'Union commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre.
    La cotisation annuelle est due à partir du 1er janvier de l'année d'adhésion.
    Le versement de la cotisation annuelle doit parvenir au trésorier avant le 28 février de l'année en cours. Cette date de versement est impérative. Il n'y aura pas de lettre de rappel systématique.
    Rappel : la cotisation des cercles affiliés à la FFG est indépendante et réglée directement par les cercles fédérés à la FFG.
     

    Article 8 - le Conseil d'administration
    Les propositions de candidats pour l'élection des administrateurs doivent être formulées par écrit et parvenir avant le 1er octobre de chaque année au secrétaire qui les soumet à l'examen du conseil d'administration.
    Ces propositions devront mentionner les renseignements suivants :
  • Nom et prénoms,
  • Date et lieu de naissance,
  • Adresse,
  • Profession,
  • Fonctions exercées dans l'association.
     

    Article 9 - réunions du Conseil d'administration
    Les membres empêchés peuvent donner pouvoir par écrit à un autre administrateur. Toutefois, chaque administrateur ne pourra détenir plus d'un pouvoir.
    La présence, ou la représentation, de la moitié au moins des membres du conseil d'administration est nécessaire pour la validité des délibérations.
    Les décisions sont prises à la majorité absolue. En cas de partage la voix du Président est prépondérante.
    Sauf décision unanime des administrateurs présents, le vote au scrutin secret est de règle lorsque la décision à prendre concerne un membre du conseil.
    Les procès-verbaux, tenus sans blancs, ni rature, sont signés par le président et le secrétaire.
    Lecture est donnée, en début de séance, du procès-verbal définitif de la précédente réunion, qui est ainsi soumis à l'approbation du conseil.
     

    Article 11 - Rôle et attributions des membres du bureau
    Le président convoque les assemblées générales et les réunions du conseil d'administration.
    Il représente l'Union dans tous les actes de la vie civile et il est investi de tous les pouvoirs à cet effet.
    Il fait ouvrir au nom de l'Union dans toute banque française ou étrangère de son choix tous comptes bancaires ou postaux.
    Il est habilité à recevoir des dons manuels.
    Il a qualité pour ester en justice comme défendeur au nom de l'Union et comme demandeur avec l'autorisation du conseil d'administration.
    Il préside toutes les assemblées. En cas d'absence ou de maladie, il est remplacé par le vice-président, et en cas d'absence de celui-ci par le membre le plus ancien du conseil d'administration, et, en cas d'ancienneté égale, par le plus âgé.
    Le secrétaire est responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions ou assemblées.
    Il veille à la tenue du registre spécial prévu par l'article 5 de la Loi du 1er juillet 1901 et les articles 6 et 31 du décret du 16 août 1901.
    Il assure l'exécution des formalités prévues par les dits textes législatif et réglementaire.
    Le secrétaire adjoint remplace le secrétaire dans toutes ses attributions lorsque celui-ci est absent ou empêché.
    Le trésorier est responsable de la tenue régulière, au jour le jour, de la comptabilité de l'Union, suivant les disposition prévues dans ce même règlement intérieur.
    Il présente à l'assemblée générale le compte-rendu financier de l'exercice écoulé et le budget prévisionnel de l'exercice suivant.
    Le trésorier adjoint se tient en permanence au courant des activités du trésorier. En cas d'empêchement, il le supplée avec les mêmes pouvoirs dans toutes ses fonctions.
    Lorsqu'il y a une modification de la composition du bureau, le trésorier ou le secrétaire sortant dispose d'un délai de 15 jours francs pour remettre à son successeur la totalité des dossiers qu'il détient. Un procès-verbal est établi et remis au président qui le fait classer dans les archives de l'Union.
     

    Article 12 - Les finances et la comptabilité
    Au titre du budget de l'union, les dépenses supérieures à 150 euros, dont le contenu n'aura pas été spécifiquement détaillé dans le budget prévisionnel ne peuvent être autorisées que par le conseil d'administration.
    Cette limite de 150 euros s'applique au montant cumulé des dépenses de même nature pour la durée de l'exercice.
    La comptabilité est tenue par le trésorier suivant les dispositions du Plan comptable simplifié.
    Un bilan intermédiaire est établi à la date du 30 juin pour permettre l'adaptation du budget prévisionnel à l'issue du premier semestre d'activité. cette adaptation, proposée par le bureau, est décidée par le conseil d'administration.
    En cas de nécessité absolue, d'autres bilans intermédiaires pourront être demandés par le conseil.
    Les registres comptables et toutes les pièces justificatives sont contrôlées périodiquement par le Bureau et éventuellement par le, ou les, vérificateurs aux comptes. Le, ou les, vérificateurs aux comptes éventuels sont désignés chaque année par l'assemblée générale.
     

    Article 14 - Les Assemblées générales ordinaires
    Les membres sont représentés par des délégations (voir composition article 4). La liste nominative de chaque délégation - avec mention du responsable qui sera seul habilité à voter - devra être remise au président avant l'ouverture de la séance.
    Ces dispositions n'interdisent pas la présence - dans la limite des places disponibles - de " spectateurs " qui ne pourront en aucun cas intervenir directement dans les délibérations.
    Le président de séance donne seul la parole et, seul, peut la retirer.
    Lorsqu'il y a eu élection de membres du conseil d'administration, le secrétaire proclame les résultats des scrutins d'élection.
    Dans les mêmes conditions, le nouveau conseil d'administration se réunit à l'issue de l'assemblée générale pour élire son bureau. Le bureau sortant reste en fonction jusqu'à l'élection d'un nouveau bureau.
    Les votes
    Chaque membre (titulaire ou associé) détient un nombre de voix dépendant de son importance (voir article 4).
    Les membres d'honneur et les membres correspondants ne participent pas aux votes.
    Les membres de l'Union, empêchés peuvent donner pouvoir par écrit à un autre membre de la même catégorie que la leur. Toutefois chaque délégation ne pourra détenir plus de 2 pouvoirs.
    Lorsque le vote à bulletin secret n'est pas prévu ou demandé, les votes ont lieu à mains levée, avec contre épreuve.
    Les décisions sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés.
     

    Article 15 - Les Assemblées générales extraordinaires
    Le déroulement s'effectue comme pour les assemblée générales ordinaires.
    Toutefois pour délibérer valablement, l'assemblée générale extraordinaire doit se composer au moins de la moitié plus un des membres en exercice, représentant la moitié plus une des voix.
    Si cette proportion n'est pas atteinte, l'assemblée est convoquée de nouveau à au moins 15 jours d'intervalle, et cette fois elle peut valablement délibérer quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.
    Dans tous les cas la décision ne peut être prise qu'à la majorité 2/3 des voix des membres présents ou représentés.
     

    Article 16 - Représentation auprès de la Fédération
    L'Union représente de droit ses membres titulaires (voir art 11 des statuts) auprès de la Fédération Française de Généalogie, par l'intermédiaire de son président, ou par un délégué désigné spécialement à cet effet par décision du conseil d'administration.
    Ce délégué, lorsqu'il n'en est pas membre, participe aux réunions du bureau de l'Union.
     

    Article 17 - Dispositions diverses
    Dans le mois suivant l'approbation des statuts et du présent règlement intérieur, tous les membres de l'Union devront faire parvenir au secrétaire le dossier administratif (voir article 1) du présent règlement.
    Le conseil d'administration devra procéder, sur proposition du bureau, au classement des membres de l'Union selon les catégories prévues.
    Le conseil devra fixer le nombre des administrateurs devant composer le conseil et tirer au sort les administrateurs dont le mandat sera renouvelé par la plus prochain assemblée générale et par la suivante.
     

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    25 février 2006
    Date et Signatures :
     
    Président
     
    Secrétaire